E-post

SPES policy för e-post

Dokumentet finns att ladda hem i PDF-format. Vill du läsa den i sin helhet här, klicka på länken ”E-postpolicy” ovan.

Var hittar jag min webmail?

Du kan använda webmail för att komma åt dina e-postmeddelanden utan några inställningar och direkt från din dator. Allt du behöver är rätt användarnamn och lösenord för din mailadress.

Använd aldrig webbmail på mobila enheter

Om du använder en mobiltelefon eller surfplatta, använd den inbyggda e-postklienten (alla har en inbyggd e-postklient) eller hämta en annan och troligtvis mer kraftfull från respektive Store. Webbmail är inte gjort för att användas i mobiltelefoner eller på surfplattor och medför en rad olika problem. Om du väljer att använda webbmail på en mobiltelefon, surfplatta eller liknande gör du det på eget ansvar.

Guider för e-post och e-postklienter

Websupport har guider till de vanligaste e-postklienterna på den här sidan, inklusive aktuella inställningar för servrar et cetera.

Websupports hjälpsidor för e-post hittar du på den här sidan

Guider för hur du hittar och ändrar dessa inställningar i flera vanliga e-postprogram hittar du på den här sidan

Jag kan inte skicka/ta emot e-post. Det har fungerat förut.

Börja med att undersöka om Websupport har några tekniska problem. Det kan du göra på den här sidan. Om det inte står något om tekniska problem kan det bero på att ett eventuellt problem har uppstått så nyligen att det ännu inte visas på deras statussida. Vänta gärna ett par timmar och testa igen, antingen kan problemet ha blivit löst och allting fungerar igen eller så har statussidan uppdaterats med information.

Vad är adressen för att logga in på webbmail?

Hur lägger jag till/tar bort/hanterar en katalog?

Kärt barn har många namn – mappar, foldrar, kataloger et cetera – men eftersom vårt webbhotell använder termen kataloger så använder jag den i fortsättningen.
För att läsa hur du hanterar din webbmail finns den en utförlig guide här.

Jag har glömt mitt lösenord

Skicka en förfrågan om ett nytt lösenord till Spes webbredaktör.

Se till att allting anteckna ditt lösenord ifall du glömmer bort det eller behöver det av någon annan anledning, men förvara lösenordet på en säker plats.

Hur byter jag lösenord?

Webbhotellet har en utförlig guide för det här.

Tänk på att enbart använda ett säkert lösenord som du inte har använt på någon annan webbplats. Ett säkert lösenord måste ha minst tolv tecken och innehålla versaler, gemener, siffror samt specialtecken (till exempel @, &, ! et cetera).

Hur gör jag för att skicka mail till många utan att dom ser varandras mailadresser?

När du ska skicka ett meddelande finns i den översta rutan en meny för avsändare, en ruta för mottagare och en ruta för Ämne. Mellan Mottagare- och Ämne-rutan finns fyra stycken klickbara funktioner med ett +-tecken bredvid (se bild). Vi ska bara bry oss om de två längst till vänster; Kopia och Dold kopia. Dessa öppnar nya rutor där det går att skriva in adresser till mottagare.

Kopia: Kallas även CC efter engelskans Carbon Copy, det vill säga karbonkopia. Adressater som skall ha e-brevet till kännedom men som inte nödvändigtvis är en del av konversationen. Alla kan se allas adresser.

Dold kopia: Kallas även BCC eller Blind Carbon Copy, det vill säga dold karbonkopia. Adressater som skall ha e-brevet till kännedom utan att synas. Kan se adresser i Mottagare och Kopia men inte andra adresser i Dold Kopia.

Exempel: Vi skriver adressen A i Mottagare, B i Kopia samt C och D i Dold kopia.
A kan se A och B men inte C eller D.
B kan se A och B men inte C eller D.
C kan se A, B och C men inte D.
D kan se A, B och D men inte C.

Hur gör jag för att inte få så mycket skräppost?

Vårt webbhotell använder automatiska filter för att ta hand om en majoritet av all skräppost, men det är inte ovanligt att det ändå slinker igenom en del som systemet av olika anledningar missar. Om du använder webbmail finns det inget att göra bortsett från att kasta skräpet. Om du använder en e-postklient kan du skaffa ett extra skräppostfilter som kopplas till din e-postklient. Många säkerhetspaket som exempelvis Norton Security och Avast Internet Security har inbyggda filter för skräppost och fungerar med alla de vanligaste e-postklienterna. Det finns även fristående skräppostfilter som Spamfighter om du hellre vill testa det.

E-postsignatur enligt policy

Detta är den e-postsignatur som ska användas enligt SPES policy för e-post. Det enklaste är att markera texten och klistra in den där den ska användas, ladda hem bilden genom att högerklicka på den och spara den lokalt på datorn, och sedan infoga den manuellt längst ner i signaturen.

Med vänliga hälsningar, 
 
[Förnamn Efternamn] 
[Befattning/Titel] 
 
SPES – [Riksorganisationen eller namn på lokal krets] 
Telefon: [Telefonnummer, ej obligatoriskt] 
E-post: [[email protected]] 
Webb: www.spes.se eller till den lokala kretsen

Vi ger stöd till dig som mist i självmord – och förebygger att fler drabbas imorgon

Hur skapar jag en e-postsignatur i min webbmail?

Vårt webbhotell har en guide för detta här.

Hur skapar jag en e-postsignatur i mitt e-postprogram?

Det beror helt och hållet på vilket program du använder. Konsultera manualen till ditt program för att ta reda på hur det görs i just ditt program.

---

E-postpolicy

Policy för e-postadresser 

1. Syfte 

Denna policy syftar till att säkerställa att all kommunikation, både internt och externt, som sker under SPES varumärke utförs via godkända e-postadresser. Policyn främjar enhetlighet, säkerhet och spårbarhet i samtliga medarbetares och volontärers utskick samt skyddar både individen och organisationen. 

2. Omfattning 

Denna policy gäller samtliga medarbetare, volontärer och andra representanter som agerar i egenskap av anställda eller uppdragstagare för SPES. Den omfattar såväl intern kommunikation, externa utskick som all övrig digital kommunikation där SPES representeras. 

3. Ansvar 

• Ledningen: Ansvarar för att policyn implementeras, att den förmedlas till alla berörda parter samt att samtliga medarbetare och volontärer informeras om innehållet. 

• Systemadministratörer/IT-avdelningen: Ansvarar för att skapa, underhålla och säkerställa att de personliga e-postkontona samt gruppmail konfigureras utifrån de tekniska och säkerhetsmässiga riktlinjerna. 

• Enskilda användare: Varje medarbetare och volontär ansvarar för att använda sin tilldelade personliga e-postadress vid all kommunikation som sker i representation av SPES, samt att följa angivna säkerhetsrutiner. 

4. Policy 

1. Personlig e-postadress: 

1. Varje medarbetare och volontär ska ha en dedikerad, personlig e-postadress tilldelad av SPES (t.ex. [email protected]) som utgör den primära adressen för all tjänsterelaterad kommunikation. 

2. Enhetligt användande: 

1. Endast den personliga e-postadressen får användas när man agerar som representant för SPES vid all form av extern och intern kommunikation. 

2. Användning av privata eller andra externa e-postadresser (t.ex. Gmail, Yahoo, etc.) vid tjänstekorrespondens är inte tillåten. 

3. Förtroende och säkerhet: 

1. Den personliga e-postadressen ska användas för att säkerställa att all kommunikation är spårbar och direkt kopplad till den ansvariga personen. 

2. All kommunikation som sker via dessa e-postadresser ska följa SPES etiska riktlinjer och integritetspolicys. 

4. Inloggningsinformation: 

1. All inloggningsinformation kopplad till den personliga e-postadressen får på inga villkor delas, överlåtas eller användas av någon annan än den person till vilken adressen är tilldelad. 

2. Undantag från denna regel görs enbart om styrelsen beslutar att en e-postadress ska blockeras, raderas eller övertas av styrelsen eller en representant utsedd av styrelsen. 

5. Gruppmail – Icke-personliga e-postadresser: 

1. Icke-personliga e-postadresser, exempelvis de som används av styrelsen, administrationen eller andra liknande funktioner, benämns i denna policy som gruppmail. 

2. Gruppmail ska aldrig vara kompletta e-postkonton med egen inloggning. Istället ska dessa adresser uteslutande fungera som en kanal för att vidarebefordra inkommande meddelanden till de personliga @spes.se-adresserna för de medarbetare eller volontärer som är behöriga att ta del av informationen. 

3. Konfiguration och hantering av gruppmail ska utföras av behörig IT-administration och säkerställas att organisationens säkerhets- och spårbarhetskrav upprätthålls. 

6. Överträdelser: 

1. Användning av andra e-postadresser än den tilldelade personliga adressen, otillåten hantering av inloggningsinformation samt felaktig hantering av gruppmail betraktas som brott mot denna policy. 

2. Vid överträdelser kan disciplinära åtgärder vidtas enligt SPES interna regler. Vid upprepade överträdelser kan detta leda till att behörigheten att kommunicera officiellt i SPES namn dras in samt andra interna disciplinära konsekvenser. 

7. Standardiserad e-postsignatur: 

1. Som en del av denna mailpolicy ska samtliga medarbetare och volontärer, oavsett om de agerar för riksorganisationens räkning eller för någon av de lokala kretsarna, använda sig av samma standardiserade e-postsignatur. 

2. Den standardiserade signaturen ska utformas enligt nedanstående mall: 

—————————————– 
Med vänliga hälsningar, 
 
[Förnamn Efternamn] 
[Befattning/Titel] 
 
SPES – [Riksorganisationen eller namn på lokal krets] 
Telefon: [Telefonnummer, ej obligatoriskt] 
E-post: [[email protected]] 
Webb: www.spes.se eller till den lokala kretsen 

Vi ger stöd till dig som mist i självmord – 

och förebygger att fler drabbas imorgon 

 
—————————————– 
 

3. Signaturen skall inkludera alla obligatoriska uppgifter och utformas i enlighet med SPES grafiska profil för att säkerställa en enhetlig och professionell kommunikation. Bild finns tillgänglig vid behov. 

5. Implementering och utbildning 

• Vid anställning eller påbörjat uppdrag ska nya medarbetare och volontärer informeras om denna policy och genomgå en introduktion som inkluderar praktisk information kring hur den personliga e-postadressen, inloggningsinformationen, gruppmailen samt den standardiserade e-postsignaturen hanteras. 

• Regelbundna kontroller kommer att genomföras av IT-avdelningen för att säkerställa att inga obehöriga eller privata e-postadresser används samt att både inloggningsuppgifterna, gruppmailen och e-postsignaturerna hanteras enligt fastställda riktlinjer. 

• Eventuella uppdateringar och kompletterande riktlinjer kommer att kommuniceras löpande. 

6. Ikraftträdande 

Denna policy träder i kraft från och med 10 maj 2025 och gäller tills vidare. Alla medarbetare, volontärer och representanter förväntas sätta sig in i och följa de angivna riktlinjerna. 

Denna uppdaterade policy säkerställer en konsekvent, säker och spårbar hantering av både personliga e-postadresser, inloggningsinformation, gruppmail och standardiserade e-postsignaturer inom SPES.